Sähköinen tositearkisto vastaa kysymykseen "miten varmistetaan että myynnit on kirjattu oikein?". Suomessa ratkaisu on pilvipohjainen arkisto eikä erillinen laite.
Mitä laki sanoo
Kirjanpitolaki (1336/1997) 2 luku § 10 vaatii että tositteet säilytetään vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Verohallinnon ohjeen mukaan sähköinen säilytys on hyväksyttyä, kunhan tositteet ovat lukukelpoisia ja muuttumattomia.
Pilvi vs paikallinen tallennus
Paikallinen tallennus tarkoittaa kovalevyä tai NAS-laitetta toimitiloissa. Riski: tulipalo, varkaus, laitevika.
Pilvitallennus (kuten ViralConvert) hoitaa varmuuskopioinnin automaattisesti useaan keskukseen. Tämä on Verohallinnon suosittelema tapa.
Mitä toimittajalta vaaditaan
- Tositteet säilyvät muuttumattomina koko 6 vuoden ajan
- Tositteet ovat avattavissa tarkastusta varten
- Varmuuskopiointi on automaattinen ja maantieteellisesti hajautettu
- Toimittaja antaa kirjallisen vakuutuksen lain täyttymisestä
Mitä jos arkistointi ei toimi
Jos tositteet katoavat, Verohallinto voi arvioida verot ja määrätä veronkorotuksen. Pilvipohjainen arkisto eliminoi tämän riskin.
Miten valitset oikean ratkaisun
Valitse toimittaja, joka tarjoaa pilvitallennuksen, automaattisen varmuuskopioinnin ja kirjallisen lain täyttymisvakuutuksen. ViralConvert tarjoaa kaikki kolme.
Tarkistettu 2026 — perustuu kirjanpitolakiin (1336/1997) ja Verohallinnon ohjeisiin.