SIE är en svensk standard som togs fram i början av 90-talet för att data ska kunna flyttas fritt mellan bokföringsprogram. Idag finns det fyra varianter – SIE1, SIE2, SIE3 och SIE4 – där SIE4 är den absolut vanligaste och den som används för att flytta fullständiga verifikationer från kassa till bokföring.
Vad innehåller en SIE4-fil?
En SIE4-fil är en vanlig textfil med strukturerad information om:
- Kontoplan (BAS-kontoplanen eller egen variant)
- Verifikationer med datum, text och konteringsrader
- Momssatser fördelat per rad
- Ingående och utgående saldon
- Period och företagsinformation
När ni öppnar filen i en texteditor ser ni raderna direkt – det är inget krypterat format. Det gör att det är lätt att felsöka om något hamnar fel.
När är SIE rätt val?
SIE är rätt val när ni använder ett annat bokföringsprogram än Fortnox, eller när er byrå har ett eget system som de föredrar. Det är också bra om ni själva vill ha fullständig kontroll över när och hur bokföringen uppdateras – SIE importeras manuellt, medan en direktintegration skickar data löpande.
För Fortnox-användare rekommenderar vi oftast direktintegrationen istället, eftersom det eliminerar manuella steg.
Hur ofta ska ni exportera?
Det beror på volym och rutin. En pizzeria med 200 000 kr i månadsomsättning kan klara sig med en fil per vecka. En större restaurangkedja eller en nattklubb med hög omsättning vinner på att skapa en fil per dag – det minimerar risken att behöva felsöka en hel vecka retroaktivt.
Kontoplan och momsmappning
För att SIE-filen ska bli användbar måste kassans försäljningsgrupper vara mappade mot rätt konton i BAS-kontoplanen. En typisk uppsättning för restaurang:
- 3011 Försäljning 12 % moms (mat)
- 3012 Försäljning 25 % moms (alkohol, läsk)
- 2611 Utgående moms 25 %
- 2612 Utgående moms 12 %
- 1910 Kassa (kontanta betalningar)
- 1930 Bankgiro/företagskonto (kort, Swish)
Kontoplan skiljer sig mellan byråer – stäm av med er redovisningsbyrå innan ni sätter upp mappningen.
Vanliga misstag
- Fel momssats på en artikel – syns som mismatch i SIE-filen
- Personalköp som bokförs som vanlig försäljning
- Swish som hamnar på samma konto som kort – försvårar avstämning
- Presentkort som intäktsförs vid försäljning istället för vid inlösen
Sammanfattning
SIE4-export är en solid, pålitlig metod för att få bokföringen ur kassasystemet och in i redovisningen. Den kräver ett manuellt steg men är samtidigt det format som alla svenska bokföringsprogram stödjer. För verksamheter utan Fortnox är det i praktiken standardvalet.
Granskad av ViralConvert – specialister på restaurangsystem, onlinebeställning och Expresskassa®.