Produkterklært kassasystem
Etter Kassasystemlova § 5 må kassasystemet være produkterklært av leverandøren overfor Skatteetaten før det selges eller tas i bruk. Produkterklæringen bekrefter at systemet oppfyller alle funksjonskrav i forskriften. ViralConverts EatPOS leveres produkterklært og oppfyller kravene fra dag én.
Lovpålagt kvittering
En lesbar kvittering skal alltid tilbys gjesten ved hvert salg. Kvitteringen må inneholde dato, klokkeslett, organisasjonsnummer, MVA-satser, totalbeløp og fortløpende nummer. Digitale kvitteringer (e-kvittering via QR eller e-post) regnes som likeverdige hvis gjesten godtar formatet.
X-rapport, Z-rapport og elektronisk journal
Hver dag skal en X-rapport (mellomavlesning) og en Z-rapport (dagsoppgjør) kunne kjøres og lagres. Den elektroniske journalen og Z-rapportene skal arkiveres i minst 5 år etter Bokføringsloven og leveres til Skatteetaten på forespørsel. ViralConvert genererer Z-rapport automatisk og kobler journalen til SAF-T Kasse-eksport.
Personalliste (bransjekrav)
Restauranter omfattes av kravet om personalliste (forskrift om personalliste). Alle som arbeider i lokalet — inkludert eier, ektefelle og innleid hjelp — skal føres opp før arbeidet starter. Skatteetaten gjør uanmeldte kontroller, og brudd kan gi gebyr opp til 1 RT (rettsgebyr) per arbeidsperson som mangler. EatPOS har innebygd personalliste integrert med kassasystemet.
Plikter ved nytt kassasystem
Når dere installerer eller bytter kassasystem skal det produkterklærte systemet være oppført hos Skatteetaten av leverandøren. Som bruker oppbevarer dere produkterklæringen tilgjengelig for kontroll. Ved bytte av lokale eller selskapsform må dere oppdatere registreringen i Brønnøysund og hos Skatteetaten.